# Svar på en kundehenvendelse

Version 1.0 · kilder kontrolleret 2026-10-17 · status: Kildekontrolleret · ikke afprøvet i produkterne
Online: https://ai-cases.dk/ressourcer/svar-paa-kundehenvendelse/

## Det får du

Et svarudkast på højst ca. 150 ord i en venlig tone, der kun lover det, jeres vilkår siger. Alt andet står på en liste til intern afklaring.

Kender kun henvendelsen og de vilkår, du indsætter – ikke ordrestatus eller kundehistorik. Sender intet. Ikke til juridiske vurderinger af klager eller erstatning.

## Sådan bruger du den

1. Fjern navne, adresser, ordrenumre og andre personoplysninger fra henvendelsen.
2. Find de vilkår, der gælder for spørgsmålet – fx levering, returret eller garanti.
3. Kopiér prompten, åbn en ny chat, og sæt henvendelsen og vilkårene ind nederst.
4. Gennemgå »Afklar internt«, og tjek svaret med tjeklisten under »Tjek resultatet«.
5. Indsæt selv det godkendte svar i jeres mail- eller kundesystem, og send det derfra.

## Prompten

Kopiér alt mellem linjerne ind i en ny chat i ChatGPT, Claude eller Copilot Chat.

---

Skriv et udkast til et svar på kundehenvendelsen nedenfor. Jeg sender selv svaret, når jeg har tjekket det.

Regler:
1. Brug kun henvendelsen og de vilkår, jeg har indsat. Opfind ikke priser, rabatter, frister, leveringstider, kompensation eller løfter.
2. Står svaret ikke i vilkårene, så lov ikke noget. Skriv i stedet, at vi vender tilbage, og sæt punktet under "Afklar internt".
3. Indrøm ikke fejl eller ansvar på virksomhedens vegne, medmindre jeg har skrevet, at det er afklaret.
4. Venlig, kort og konkret tone. Brug samme tiltaleform (du/De) som kunden. Højst 150 ord.
5. Gentag ikke personoplysninger fra henvendelsen, som ikke er nødvendige for svaret.
6. Du laver kun et udkast. Send ikke noget, og ændr ikke noget i andre systemer.

Svar i dette format:

Svarudkast
(selve beskeden – med [navn] hvor min underskrift skal stå)

Afklar internt, før du sender
- Det, jeg skal tjekke eller have godkendt.

Hvad svaret bygger på
- Hvilke af vilkårene du har brugt.

Henvendelsen (anonymiseret) og vores gældende vilkår:
"""
Henvendelse:
(Indsæt henvendelsen her. Fjern navne, adresser, ordrenumre og andre personoplysninger.)

Vilkår:
(Indsæt de relevante vilkår, fx levering, returret eller garanti.)
"""

---

## Se et eksempel

**Eksempel – syntetisk input:**

> Henvendelse: »Hej. Jeg bestilte en kontorstol for tre uger siden, og den er stadig ikke kommet. Jeg har brug for den inden mandag. Kan I sende den med express, og får jeg pengene for fragten retur?«
> Vilkår: Levering 5–10 hverdage fra bestilling. Fragt 79 kr. pr. ordre. Ved forsinkelse på mere end 15 hverdage kan kunden annullere ordren og få hele beløbet retur. Express-levering tilbydes ikke.

**Eksempel – udkast:**


Svarudkast
Hej. Tak for din besked, og beklager, at du stadig venter på din stol. Vores normale leveringstid er 5–10 hverdage, så vi undersøger nu, hvor din ordre er, og vender tilbage med en forventet leveringsdato. Vi kan desværre ikke sende med express. Bliver leveringen forsinket mere end 15 hverdage, kan du annullere ordren og få hele beløbet retur. Venlig hilsen [navn]

Afklar internt, før du sender
- Hvor er ordren, og hvornår kan den leveres?
- Er forsinkelsen allerede over 15 hverdage? Tre uger er cirka 15 hverdage – tjek bestillingsdatoen, før du tilbyder annullering.
- Må vi refundere fragten på 79 kr.? Vilkårene siger intet om det, så svaret lover det ikke.
- Kan vi nå mandag? Svaret lover det ikke uden en bekræftelse.

Hvad svaret bygger på
- Levering 5–10 hverdage.
- Express-levering tilbydes ikke.
- Annullering ved forsinkelse på mere end 15 hverdage.

## Tjek resultatet

- Svaret lover ingen priser, frister, rabatter eller kompensation, som ikke står i jeres vilkår.
- Alt, svaret ikke kan love, står under »Afklar internt«.
- Svaret indrømmer ikke fejl eller ansvar, som ikke er afklaret.
- Tone og tiltaleform passer til kunden og til jeres stil.
- Svaret gentager ingen unødvendige personoplysninger.

## Kend begrænsningerne

- Kender ikke ordrestatus, kundehistorik eller aftaler uden for de vilkår, du indsætter.
- Kan ikke vurdere kundens juridiske rettigheder, fx ved reklamation eller erstatning.
- Sender ikke svaret og opdaterer ikke kundesystemet.
- Klager over persondata, erstatningskrav og lignende skal videre til den ansvarlige internt.

## Data

Det skal du bruge:

- Henvendelsen uden personoplysninger.
- De gældende vilkår for det, kunden spørger om.

Lad være med at indsætte:

- Kundens navn, adresse, mail, telefonnummer og ordrenummer.
- Betalingsoplysninger og helbredsoplysninger.
- Adgangskoder og nøgler – aldrig.

Afklar internt:

- Må kundehenvendelser bruges i værktøjet – også anonymiserede?
- Hvem godkender svar, der lover noget ud over standardvilkårene?

## Versioner

- 1.0 (2026-10-17): Første version: prompt til ChatGPT, Claude og Copilot, eksempel og tjekliste.

© ai-cases.dk · CC BY 4.0 – gratis at bruge og tilpasse internt. Kreditér »ai-cases.dk« ved videreudgivelse. Licens: https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/deed.da