Klar til AI · trin 1
Få overblik over jeres data
Før et AI-værktøj får adgang til jeres data, skal I vide, hvad der ligger hvor, og hvem der har ansvaret. Dataoversigten er et regneark, der hjælper jer med at skrive det ned. Gratis, uden e-mail og uden konto.
Vejledning, ikke rådgivning. Dette er en enkel selvvurdering fra ai-cases.dk. Det er ikke en officiel eller målt score, ikke en certificering, ikke juridisk rådgivning og ikke en vurdering af, om I overholder GDPR, AI-forordningen eller andre regler. Der er ingen garanti for et bestemt resultat. Svarene gemmes ikke og sendes ikke nogen steder.
Hent dataoversigten
Et XLSX-regneark med en tom arbejdsudgave, rullemenuer og et udfyldt eksempel med en opdigtet virksomhed. Det virker i Excel, Google Sheets og LibreOffice.
Sådan gør I
- Start småt. Skriv de fem steder ned, hvor jeres vigtigste data ligger: fx SharePoint og Teams, delte drev, e-mail, CRM, økonomisystem og filserver.[K3]
- Marker personoplysninger. Skriv ja, nej eller ved ikke. Personoplysninger kan ligge i regneark, e-mail og delte mapper, ikke kun i fagsystemer.[K13]
- Giv hver kilde en ejer. En rolle, ikke en person. Ejeren kan svare på, hvad data bruges til, og hvem der må se dem.[K1]
- Se på kvaliteten. Er indholdet forældet, dobbelt eller modstridende? Et AI-værktøj kan ikke se forskel, og et forældet datagrundlag kan være en faldgrube.[K15]
- Beslut, om AI må kobles på, og sæt en dato for næste gennemgang. Tag derefter selvtesten.
Kolonnerne i dataoversigten
| Kolonne | Hvad skriver I? |
|---|---|
| System eller sted | Hvor ligger dataene? |
| Indhold og datatype | Hvad er det for data, i ord? |
| Personoplysninger? | Ja, nej eller ved ikke. "Ved ikke" er et svar. |
| Niveau | Jeres egen inddeling efter følsomhed (forslag: Offentligt, Internt, Fortroligt og personoplysninger, Aldrig). |
| Ejer (rolle) | Den rolle, der kan svare på, hvad data bruges til, og hvem der må se dem. |
| Kilde til dataene og aktualitet | Hvor dataene kommer fra, og hvornår nogen sidst tjekkede, at de er opdaterede. |
| Hvem har adgang? | Fx hele organisationen, et team, eksterne gæster eller "alle med linket". |
| Må AI kobles på? | Ja, nej eller afklar. Det er jeres egen beslutning. |
| Næste handling | Den ene ting, der skal ske som det næste. |
Uddrag af eksemplet
Opdigtet virksomhed og syntetiske data. Det fulde eksempel ligger i regnearket.
| System eller sted | Indhold | Personoplysninger? | Niveau | Ejer (rolle) | Må AI kobles på? | Næste handling |
|---|---|---|---|---|---|---|
| SharePoint: Salg | Tilbud og kontrakter | Ja | Fortroligt og personoplysninger | Salgschef | Afklar | Fjern 3 eksterne gæster uden aftale |
| SharePoint: Intranet | Procedurer og mødenoter | Nej | Internt | Kontorchef | Ja | Ret to forældede procedurer |
| Delt mappe: Gamle projekter | Ukendt | Ved ikke | Internt | (ingen ejer) | Nej | Find ejer og luk "alle med linket" |
Hvor kan I se, hvad der er delt bredt?
Microsoft 365. Microsoft skriver, at Copilot henter data fra Microsoft Graph og respekterer de adgange, delingsindstillinger og politikker, der allerede findes.[K8] Derfor er overblikket over delinger en del af forberedelsen. IT kan bruge disse værktøjer i SharePoint-administrationen:
- Content Management Assessment viser blandt andet potentielt overdelt indhold og ejerløse eller inaktive websteder. Microsoft anbefaler at køre den igen hver 30. dag for at følge fremdriften.[K8]
- Politikker for websteders livscyklus kan sikre, at websteder har ejere, finde inaktive websteder og bede ejere gennemgå deres websteder.[K8]
- Delingsindstillinger: SharePoint sætter som standard delingen til den mest åbne indstilling. Tjek, om det passer til jer.[K8]
- Microsofts trin for at finde overdelte, ejerløse og inaktive websteder står også i deres vejledning til et sikkert datagrundlag for Copilot.[K7]
Tjek hos Microsoft og jeres IT-partner, hvilke licenser de enkelte funktioner kræver.
Skal I lave en fortegnelse over personoplysninger?
Dataoversigten er ikke en fortegnelse efter GDPR og erstatter ikke Datatilsynets vejledning. Datatilsynet har sin egen vejledning og en skabelon til en fortegnelse, når man behandler oplysninger om andre: Trin 1: Skab overblik hos Datatilsynet.[K13] Det er ikke juridisk rådgivning. Spørg jeres databeskyttelsesansvarlige eller en jurist, hvis I er i tvivl.
Videre derfra
- AI readiness-score: se, hvor I står på data, mærkning, adgange, regler og ejerskab.
- Forbered data og adgange, før I bruger AI: en tjekliste til leder, IT og den, der står for AI.
- Kilder og metode.